Как работать в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения в условиях обязательного применения ЭДО с 2023 года.

В данной статье будет разбор основных первоначальных этапов (начала) применения ЭДО, знакомство с различными видами ЭЦП.

Основная законодательная база - это письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091). Далее будут упомянуты дополнительные источники, которые курируют те или иные унифицированные.

Таким образом, с 1 января 2023 года организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, а также федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные им казенные учреждения, не передавшие полномочия по ведению бухгалтерского учета, а также иные получатели бюджетных средств обязаны обеспечить переход с применением унифицированных форм электронных бухгалтерских документов, утвержденных Приказом № 61Н, и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных подписей.

Алгоритм

1. Необходимо утвердить учетную политику бюджетного учреждения с отражением концепции применения ЭДО:

• Разработка внутреннего документа (регламента или приказа) на основе законодательной базы. Обязательно указать основание и все функции сотрудников, использующих ЭЦП.
• Заключение дополнительного соглашения при подключении внешнего ЭДО для основания использования ЭЦП не руководителем (взаимодействие с подведомственными, вышестоящими инстанциями, контрагентами (исключение - контролирующие органы)

2. Установить порядок оформления электронных документов, с указанием в графике документооборота условий (порядок и сроки) применения и формирования таких документов:

• Настройка прав пользователей, разграничение применяемых ЭЦП
• Настройка маршрутов электронных документов

*существенно важный момент! Кроме юридически значимых документов к ЭДО подлежат унифицированные формы и регистры бухгалтерского учета.

Техническое исполнение. В релизах до 2.0.86 включительно в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ» редакции 2, далее - БГУ2 ПРОФ, для внутреннего электронного документооборота, далее – Внутренний ЭДО, использовались механизмы библиотеки БЭД, которые предусматривали подписание документа или простыми, или квалифицированными электронными подписями.

В версии 2.0.87 БГУ2 ПРОФ существенно переработана подсистема Внутреннего ЭДО. В частности реализована возможность подписания документов одновременно несколькими подписями разных видов.

ЭЦП различаются:

• простая ЭП — может представлять из себя, например, комбинацию логина и пароля пользователя. Для создания такой подписи не нужны специальные программы и услуги специализированных организаций.
• квалифицированная ЭП физического лица — выпускается на носителе или в виде файла специализированными организациями. Такую подпись нужно применять вместе с программами криптозащиты и можно получить в рамках сервиса 1С-Подпись.
• квалифицированная ЭП руководителя организации — с 2022 года для бюджетных организаций такую подпись могут выпускать органы Федерального казначейства (а для коммерческих организаций — ФНС).

Приказ Минфина России 61н от 15.04.2021
с изменениями 100н от 28.06.2022

Законодательная база

• c 01.01.2022 года — для уполномоченных организаций в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий
• c 01.01.2023 года — для всех остальных учреждений (или ранее этого срока в соответствии с учетной политикой учреждения).

В утвержденном перечне 17 электронных первичных документов (ОКУД 0510ХХХ) и 3 электронных регистра бухгалтерского учета (ОКУД 0509ХХХ).

• Ведомость группового начисления доходов (0510431)
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (0510433)
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (0510432)
• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (0510434)
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (0510435)
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436)
• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета (0510437)
• Решение о проведении инвентаризации (0510439)
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (0510440)
• Решение о признании объектов нефинансовых активов (0510441)
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (0510442)
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (0510445)
• Решении о восстановлении кредиторской задолженности(0510446)
• Изменение Решения о проведении инвентаризации (0510447)
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (0510836)
• Ведомость начисления доходов бюджета (0510837)
• Ведомость выпадающих доходов (0510838)

• Журнал операций по забалансовому счету (0509213)
• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (0509095)
• Карточка учета имущества в личном пользовании (0509097)

Видим, что в перечне документов и регистров не самые часто используемые формы.
В этом году вышел приказ Минфина № 100н, который дополнил приказ № 61н.

Применяется он
с 01.01.2023 года — для уполномоченных организаций в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий
с 01.01.2024 года — для всех остальных учреждений (или ранее этого срока в соответствии с учетной политикой учреждения).

• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (0510448)
• Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (0510450)
• Требование-накладная (0510451)
• Акт приемки товаров, работ, услуг (0510452)
• Извещение о трансферте, передаваемом с условием (0510453)
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (0510521)

• Карточка капитальных вложений (0509211),
• Карточка учета права пользования нефинансовым активом (0509214)

Приказ 103н от 15.06.2020 о внесении изменений
в 52н от 30.03.2015

Утвержденный в 2020 году приказ 103н добавил несколько форм электронных первичных документов и регистров учета, которые нужно применять при осуществлении централизуемых полномочий (и согласно таким реквизитам на формах документов как «Получатель бюджетных средств» и «Признак наличия ЛБО» применять их должны только казенные учреждения).

• Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего
• Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093)
• Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), страховыми взносами (ф. 0504094)

Самый сложный вопрос это применение простых или квалифицированных ЭП сотрудников по решению учреждения в случаях, не противоречащих закону:

• ЭДО внутри организации: приказы, распоряжения, служебки, согласования договоров
• ЭДО в бухгалтериях, предусматривающий разделение ответственности по реквизитам и разделам документов
  (обычно при использовании в специализированных единых центрах обработки данных)
• Хранение в электронном виде стандартных бухгалтерских отчетов, регистров, форм документов с использованием ЭП.
  Право хранить эти документы в электронном виде закреплено в 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• ЭДО в рамках приказа Минфина № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета…», вступающий в действие с 2023 года с изменениями Приказом Минфина РФ 100н от 28.06.2022 г
• Использование электронных документов в рамках централизуемых полномочий согласно Приказу Минфина РФ 103н от 15.06.2020

Таким образом, все зависит от нюансов утвержденной учетной политики учреждения.

ООО «Бизнес-Софт» готов помочь по получению разных типов ЭЦП, предоставить консультационную помощь по настройке применения в 1С:БГУ.

Звоните +7(3452)593237

Пишите avi@bs-soft.ru

Будем рады посодействовать и помочь!